Процедура передачи электронной отчетности в контролирующие органы

Вся процедура передачи электронной отчетности включает в себя несколько этапов. Первый этап включает в себя формирование той отчетной формы, которая должна быть отправлена. Необходимо помнить о том, что электронный документ должен полностью соответствовать утвержденному формату. Оператор связи, который предоставляет программный комплекс, следит за изменениями форм отчетности и, при необходимости, автоматически обновляет их. Поэтому главной задачей бухгалтера на первоначальном этапе является заполнение полей декларации. При этом правильность заполнения форм и подсчеты контролируются программой. После этого документ подписывается с помощью электронной цифровой подписи, шифруется и отсылается в контролирующий орган.

Затем, после того, как отчетность через Интернет будет отправлена, оператор связи доставит документ, заверенный электронной подписью, в котором будет указана дата и точное время отправки конкретного файла. Данный документ от оператора нередко сравнивают с почтовым штемпелем, проставляющимся на конверте, когда отчетность пересылается через почтовое отделение.

Именно подтверждение доставки электронного документа, полученное от оператора, является главным сигналом тому, что электронная отчетность может считаться доставленной.

После того, как контролирующий орган получает документ, его расшифровывают и проверяют подлинность электронной цифровой подписи. Подтверждение о доставке из инспекции должно приходить в течение суток, если только документ не был отправлен в выходной или праздничный день. В качестве отчета служат квитанция о приеме отчетности и протокол входного контроля, отправленные в организацию из контролирующего органа.

Квитанция, свидетельствующая о приеме отчетности, — это тот же файл, который и был передан в инспекцию. Но в нем должна присутствовать подпись не только отправителя, но также и ЭЦП получателя. Именно этот документ сохраняется в архивах обеих сторон. В свою очередь, в протоколе указывают, что отчетность прошла входной контроль. Бывает, что поступает информация о том, что контроль не был пройден. Это значит, что при формировании отчетности были допущены какие-либо ошибки. Эти ошибки необходимо исправить, после чего следует отправить файл еще раз.

Вся отчетность, которая передается по каналам связи, обладает юридической силой, подлежит хранению и может использоваться в суде.