Создание сайтов на шаблоне вордпресс. Оплата по договоренности. Возможна дальнейшая поддержка сайтов. Услуги рерайтера/копирайтера roksana17.1.kz@gmail.com

Электронный документооборот

документооборотСоздание любого бизнеса достаточно трудоемкий процесс. Вначале надо пройти довольно сложный, муторный процесс оформления своего предприятия, регистрации ООО или статуса индивидуального предпринимателя. Затем надо  наладить бухгалтерский, налоговый учет на своем предприятии. Если это делается самостоятельно, то теряется уйма времени, которое можно потратить на организацию своего бизнеса, документооборот должен пройти большой путь, это сбор всяких регистрационных документов, все документы должны пройти налоговую, надо сделать печать для общества, открыть счета в банке и т.д.  Тем более из-за незнания каких-либо нюансов в законодательстве можно наделать много ошибок, например,  в документах при регистрации своего предприятия и все придется начинать делать-переделывать сначала, а значит, тратить дополнительные деньги, время, нервы. Чтобы этого не произошло, можно обратиться в бухгалтерскую компанию, которая оказывает различные бухгалтерские и юридические  услуги, в том числе, регистрация фирм и ИП.  Специалисты компании окажут также необходимую помощь в наладке бухгалтерского, налогового учета на предприятии.

Ну, а для  тех, кто решил самостоятельно освоить азы бухгалтерского учета, продолжаем. Как я говорила, в системе программ «1С: Предприятие» имеется  общая часть «Базовые объекты метаданных». Конфигурация поставляется с подробной инструкцией по пользованию. Данная конфигурация — удачный пример конфигурации-дополнения. Если организация уже ведет учет хозяйственной деятельности с помощью «1С: Предприятие», то при приобретение этой недорогой конфигурации удается автоматизировать отдельный, весьма важный, участок деятельности предприятия (организации) без больших дополнительных затрат.

Рассмотрим, как осуществляется электронный  документооборот  в этой конфигурации.

В системе предусмотрено поиск документов. Основными критериями поиска являются (далее схемы):

-    по тексту тематики документа;

— по тексту резолюции;

— по тексту резолюции корреспондента;

— по корреспонденту;

— по регистрационному номеру документа;

— по входящему номеру документа.

Поиск можно осуществлять как в пределах указанного периода, так и во всем периоде базы данных, то есть с начала работы системы. После задания схемы поиска необходимо установить параметры отбора, нажав на соответствующую кнопку. В результате откроется форма, в которой в соответствии со схемой поиска необходимо указать либо номер, либо какой-то текст или словосочетание, либо выбрать корреспондента.

Результаты поиска отображаются в таблице. Установив курсор на строку таблицы с искомым документом и дважды щелкнув по ней левой клавишей мыши, мы имеем возможность просмотреть сам документ.

 Конфигурация в  «1С: Предприятие» позволяет работать с рядом отчетов, с помощью которых можно контролировать  электронный документооборот.

«Полный отчет» формирует перечень контролируемых документов по критериям исполненные, неисполненные, все документы.

«Полный отчет по исполнителям» формирует перечень контролируемых документов по критериям исполненные, неисполненные, все документы в разрезе исполнителей.

«0mчem по исполненным и  неисполненным документам» выполняет отбор из базы данных документов в указанном периоде дат по следующим критериям отбора:

- исполненные;

- неисполненные;
- все документы 1С

- исполнитель.

«0mчem по исполнителям» формирует список контролируемых документов, находящихся в работе у конкретных исполнителей (неисполненных). Печатная форма отчета по исполнителям представлена на рисункедокументооборот

Omчem контрольный формирует перечень контролируемых документов, срок исполнения которых истек в течение последних 100 дней.

0тчem «Просроченные документы» формирует перечень просpoченных документов в разрезе исполнителей.

Отчет «Peестр документов» формирует реестр всех документов, зарегистрированных в системе в указанном периоде, по следующим критериям отбора:

— входящие документы 1С;

— исходящие документы 1С;

- тип документов.

Работа со сканером. В системе предусмотрена возможность вызова программы FineReader с целью сканирования и сохранения документов в формате документов Word. После сканирования и сохранения на жестком диске электронной ко-пии бумажного документа в формате документа Word можно привязать сохраненный файл (документ Word) к входящему документу в системе учета документов «Канцелярия». Для этого в форме обработки необходима выбрать сохраненный файл (документ Word) и нажать на кнопку «Записать данные». Система сохранит во входящем документе информацию о названии файла и его каталоге размещения. В дальнейшем электронную копию документа всегда можно открыть для просмотра и печати из формы входящего документа, нажав на кнопку «Печать Word».

Кроме документа в формате Word, к документу в системе можно привязать любой другой файл, не только Microsoft Оffiсе, но и других форматов, например, звуковых.

Дополнительные замечания. Рассмотрим ситуацию, когда в организацию поступают два доку-мента под одним и тем же регистрационным номе-ром, причем это не является ошибкой. Конфигурация позволяет обрабатывать и такие ситуации.

При вводе входящего номера (исходящего номера корреспондента) система выполняет проверку на наличие в базе документов от того же корреспондента с тем же регистрационным номером. Например, в системе зарегистрировано письмо от корреспондента «Клондайк» с регистрационным номером 12/1. В дальнейшем в нашу организацию пришла факсограмма от «Клондайк» — копия письма № 12/1. При вводе факсограммы система проверит и определит, что документ/письмо № 12/1 уже зарегистрирован в системе и выдаст соответствующее предупреждение. Для выполнения проверки на наличие документов-копий необходимо определить, между какими видами документов могут встречаться копии (например, письма и фак-сограммы), и выбрать нужные значения констант «Копия 1» и «Копия 2». Система выполняет проверку также на наличие зарегистрированных документов с входящим номером, равным номеру вводимого документа (безотносительно к корреспонденту) и выдает предупреждение при обнаружении повтора.

Получайте новые статьи блога прямо себе на почту. Введите email, нажмите кнопку "Получать статьи"!

Метки: , , ,

Ваш отзыв